Vodič za gostitelje

• Registrska številka nastanitve (RNO) — številka, pod katero je vaša nastanitev vpisana v Registru nastanitvenih obratov pri AJPES. Brez nje objave ni mogoče oddati v pregled; tako zahteva zakonodaja o kratkoročnem oddajanju.
• Podatki podjetja ali dejavnosti — naziv, naslov, davčna in matična številka. Isti podatki se uporabijo na računih.
• Bančni račun (TRR) in osebni dokument zakonitega zastopnika — potrebuje ju Stripe, ponudnik plačilnih storitev, za preverjanje identitete.
• Fotografije — vsaj pet, širine vsaj 1024 slikovnih točk (priporočamo 1600). Dobre fotografije naredijo največ razlike pri odločitvi gosta.

1. 1V nadzorni plošči na strani Pregled odprite kartico »Oddajate nastanitev?«.
2. 2Preberite in potrdite pogoje za gostitelje. Ob potrditvi se zabeležijo datum, različica pogojev in provizija, ki je takrat veljala — to je edini dokaz, katere pogoje ste sprejeli, tudi če se besedilo pozneje spremeni.
3. 3Po potrditvi se v meniju pojavi razdelek Gostiteljstvo: Nastanitve, Rezervacije, Izplačila in Davčna blagajna.

1. 1Odprite Izplačila in kliknite »Začni nastavitev«. Preusmerimo vas na varno Stripovo stran.
2. 2Vnesite podatke o dejavnosti, bančni račun in podatke zastopnika ter naložite osebni dokument. Vprašali vas bodo za vse naenkrat, da se pozneje ne vračate.
3. 3Ko končate, vas Stripe pripelje nazaj v nadzorno ploščo. Ko so izplačila odobrena, kartica zasveti zeleno.

V nastavitvah izberete, kako se izplačila združujejo: po vsaki odjavi, tedensko (ob ponedeljkih) ali mesečno (prvega v mesecu). Nastavitev lahko kadar koli spremenite; velja za izplačila, ki še niso izvedena.

• Osnovno — naziv, kratek opis, vrsta nastanitve in podroben opis. Naziv naj pove, kaj in kje je: »Apartma z vrtom, 5 minut od Blejskega jezera«.
• Lokacija — ulica, pošta in regija. Ko vnesete naslov, se na zemljevidu samodejno postavi bucika; če ni čisto na mestu, jo preprosto povlecite. Točen naslov vidijo samo gostje s potrjeno rezervacijo.
• Fotografije — najmanj 5, največ 24. Prva je naslovna; vrstni red spremenite z vlečenjem. Fotografije lahko naložite enkrat in jih pozneje izberete iz svoje knjižnice tudi za druge objave.
• Enote — kaj gost pravzaprav rezervira. Ena nastanitev ima lahko več enot (»Apartma za 2«, »Apartma za 4«); vsaka ima svojo ceno, zasedenost, fotografije in koledar. Če imate več enakih sob, nastavite količino in vsaka se rezervira posebej.
• Pravila — prijava in odjava, nočni mir, ljubljenčki (in morebitno doplačilo zanje), kajenje, zabave, dodatna hišna pravila.
• Objava — kontrolni seznam. Ko je vse izpolnjeno, objavo oddate v pregled; potrdimo jo praviloma isti ali naslednji delovni dan.

Pri ceni enote nastavite ceno na noč, osnovno zasedenost in doplačilo za dodatno osebo, čiščenje, najmanjše število nočitev ter po želji sezonske cene in popuste za daljša bivanja. Pod polji vidite primer izračuna, tako da takoj veste, koliko bo gost plačal.

Dneve izberete z vlečenjem po koledarju ali z vnosom obdobja. Nato v obrazcu ob strani nastavite, kaj se za izbrane dni spremeni: zaprto ali odprto, cena, najmanjše število nočitev. Prazno polje pomeni »ne spreminjaj«, zato lahko na primer spremenite ceno za vso sezono, ne da bi pri tem izbrisali svoje blokade.

Sinhronizacija deluje v obe smeri. Koledar Bookinga ali Airbnbja dodate tako, da prilepite njihovo povezavo iCal — najprej jo preverimo in vam pokažemo, koliko terminov vidimo, šele nato jo dodate. V drugo smer vam damo povezavo do svojega koledarja, ki jo prilepite pri njih.

Provizija se obračuna samo od nastanitvenega dela cene, nikoli od takse. Objava je brezplačna, mesečne naročnine ni: če rezervacije ni, ne plačate ničesar.

1. 1Gost izbere termin in vnese podatke. Termin mu držimo 20 minut, da lahko dokonča plačilo.
2. 2Gost plača s kartico. Rezervacije brez plačila ni — »rezerviraj zdaj, plačaj pozneje« pri nas ne obstaja.
3. 3Ko plačilo uspe, se rezervacija samodejno potrdi. Gost prejme potrditev in vavčer, vi pa e-pošto z vsemi podatki.
4. 4Rezervacija se pojavi v Rezervacijah, dnevi pa se zaprejo v koledarju in v vseh povezanih koledarjih.

Kontaktne podatke gosta vidite takoj po potrditvi. Pred prihodom pošljemo gostu opomnik, sedem dni in dan prej, vam pa dan prej.

Turistično in promocijsko takso zaračunamo že ob rezervaciji, glede na število gostov in njihove rojstne datume: otroci do 7. leta so oproščeni, od 7 do 18 let velja polovična taksa, odrasli plačajo polno. Znesek vam izplačamo v celoti — vi ga odvedete občini.

Podatkov vam ni treba prepisovati: pri vsakem gostu je gumb »Skeniraj dokument«. Fotografirate stran s strojno berljivim zapisom (pri potnem listu stran s sliko, pri osebni izkaznici hrbtno stran), polja pa se izpolnijo sama. Lahko skenirate tudi v živo — kamero držite nad dokumentom, dokler se polja ne izpolnijo. Kar strojni zapis s svojimi kontrolnimi številkami ne potrdi, ostane prazno, da se napačen podatek ne prikrade med prave.

Če je kamera na telefonu boljša od tiste na računalniku — na recepciji je to skoraj vedno — kliknite »Skeniraj s telefonom«. Na zaslonu se pokaže koda QR, s telefonom jo poskenirate in fotografirate dokument tam; podatki se prikažejo na računalniku, okno pa se zapre samo. Koda velja 30 minut, omogoča vpis samo tistega enega gosta, o rezervaciji ne pokaže ničesar in prijava na telefonu ni potrebna.

Gost lahko podatke za prijavo vnese vnaprej prek povezave v svoji potrditvi. Kar vnese, vidite pri rezervaciji, tako da ob prihodu samo preverite dokumente namesto da vse prepisujete.

Goste, ki so rezervirali prek Bookinga, Airbnbja ali po telefonu, lahko prijavite od tod: na strani Rezervacije kliknite »Dodaj zunanjo rezervacijo«, vpišite enoto, datuma in število gostov, nato pa podatke gostov kot pri vsaki drugi rezervaciji. Cen in izplačil pri takih rezervacijah ne vodimo — plačilo ostane pri kanalu. Lahko pa zanje izdate in davčno potrdite račun: FURS plačilo prek Bookinga ali Airbnbja šteje za gotovinsko poslovanje, zato račun izdate za celoten znesek, ki ga je plačal gost (s provizijo portala vred), zneske pa pri rezervaciji vpišete sami.

Pri vsaki rezervaciji lahko podatke prenesete kot datoteko XML in jo uvozite v knjigo gostov na portalu AJPES, ali pa poročanje prepustite nam: v aplikaciji eTurizem pod »Upravljanje s pravicami« dodajte našega poročevalca (uporabniško ime najdete na strani Povezava eTurizem v nadzorni plošči) in to na isti strani potrdite. Od takrat prijavo oddate z gumbom »Pošlji v eTurizem« pri rezervaciji — brez potrdil in brez deljenja gesel. Nič se ne pošilja samodejno.

• Čiščenje in taksa se gostu vedno vrneta v celoti, tudi kadar zadržite ceno nočitev.
• Gost lahko odpove najpozneje na dan prihoda; pozneje odpovedi ni več.
• Če gost ne pride in ne odpove (no-show), obdržite znesek po politiki, taksa pa se odšteje, ker je niste dolžni odvesti.
• Če odpoveste vi, gost dobi celotno vračilo. Vaše odpovedi štejemo — kazni v tej različici ni, a vzorec opazimo.

1. 1Gost plača ob rezervaciji. Denar do odhoda gosta ostane pri nas — tako je vračilo ob odpovedi vedno izvedljivo, ne glede na stanje na vašem računu.
2. 2Na dan odhoda gosta izplačilo zapade. Glede na vašo nastavitev ga nakažemo takoj, ob naslednjem ponedeljku ali prvega v mesecu.
3. 3Nakažemo ga na vaš račun pri Stripu, skupaj z drugimi zapadlimi rezervacijami, in vam pošljemo obvestilo.
4. 4Stripe nato denar z vašega računa nakaže na vaš bančni račun po svojem razporedu.

Če nakazilo ne uspe, ga poskusimo znova ob naslednjem izplačilu — znesek ostane zabeležen in se ne izgubi. Na strani Izplačila pri vsaki vrstici piše, kaj se je zgodilo in ali morate kaj storiti vi.

• Račun gostu izdate vi, gostu, za bivanje. Če vklopite davčno blagajno, ga pripravimo in davčno potrdimo v vašem imenu ter ga pošljemo gostu; sicer gost dobi vavčer, račun pa izdate sami na kraju samem.
• Račun za provizijo izdamo mi vam, enkrat mesečno za pretekli mesec. Na njem so provizije za rezervacije, izplačane v tem mesecu. Po njem ni ničesar za plačilo — provizija je bila že odšteta od izplačil; račun je dokazilo za vaše knjigovodstvo.

Račun lahko izdate tudi za rezervacijo z Bookinga ali Airbnbja, ki ste jo vnesli sami. Zneske v tem primeru vpišete vi, račun pa se glasi na celoten znesek, ki ga je plačal gost — provizija portala je vaš strošek in se od tega zneska ne odšteje. Najpogostejša napaka pri teh računih ni napačen znesek, ampak pozabljena postavka, na primer končno čiščenje.

Po odjavi gosta povabimo, da oceni bivanje. Ocene so vezane na opravljeno rezervacijo, zato jih ni mogoče kupiti ali si jih izmisliti. Mnenja o nastanitvah so ločena od mnenj o podjetjih v imeniku in se nikoli ne seštevajo.

Na seznamu nastanitev ima vsaka kartica gumb s tremi pikami. Pod njim sta obe možnosti, isti pa sta na dnu koraka Objava v urejevalniku.

• Začasno umakni s strani — nastanitev izgine iz iskanja in njena stran se ne odpre več, zato novih rezervacij ni mogoče oddati. Že oddane rezervacije ostanejo v veljavi in te goste sprejmete po dogovoru. Kadar koli jo lahko znova objavite, brez ponovnega pregleda. To je prava izbira za prenovo, dopust ali sezonsko zaprtje.
• Odstrani nastanitev — trajno. Kaj se zgodi, je odvisno od tega, ali je bila nastanitev že rezervirana; preden karkoli potrdite, vam v pogovornem oknu povemo, katera od obeh možnosti velja za vašo nastanitev.

Če na nastanitvi še nikoli ni bilo rezervacije, jo izbrišemo v celoti, skupaj z enotami. Fotografije ostanejo v vaši knjižnici medijev. Če pa je bila kadar koli rezervirana, je ne moremo izbrisati: računi teh rezervacij so davčno potrjeni pri FURS in jih moramo hraniti, zato nastanitev zapremo. Izgine s spletne strani in z vašega seznama, pretekle rezervacije, računi in izplačila pa ostanejo dostopni kot doslej.

Dokler je vezana na nastanitev vsaj ena nezaključena rezervacija, odstranitev ni mogoča. Gostje računajo na bivanje, zato jih ne odpovemo namesto vas — najprej odpovejte vsako posebej v razdelku Rezervacije, kjer pri vsaki vidite pogoje vračila. Če želite le, da nastanitve ni več na spletni strani, jo začasno umaknite; to na obstoječe rezervacije ne vpliva.

Posamezno enoto odstranite v urejevalniku, v koraku Enote, z gumbom »Odstrani enoto«. Velja isto pravilo: enota, ki še ni bila rezervirana, se izbriše, že rezervirana pa se skrije — gostom ni več na voljo, računi preteklih rezervacij pa ostanejo.

• Objave ne morem oddati — preverite kontrolni seznam v koraku Objava: manjka običajno RNO, peta fotografija ali cena enote.
• Izplačila so ustavljena — Stripe potrebuje dopolnitev. Na strani Izplačila piše, kaj manjka; uredite pri njih in nadaljujemo samodejno.
• Termin je bil rezerviran drugje — preverite, ali je koledar te platforme dodan v Sinhronizacijo in ali njena povezava še deluje.
• Gost želi spremeniti termin — sprememba datumov v tej različici še ni mogoča; rezervacijo odpovejte in gost naj rezervira znova.
• Gost ni prišel — pri rezervaciji označite »Ni prišel«, da se obračun in taksa uredita pravilno.
• Nastanitve ne morem odstraniti — vezana je na rezervacijo, ki še ni zaključena. Najprej jo odpovejte, ali pa nastanitev le začasno umaknite s strani.
• Gost ne more odpreti povezave do rezervacije — stran ob prvem odpiranju na novi napravi vpraša za datum rojstva enega od gostov, ker posredovana e-pošta sama po sebi ne dokaže, da je to res on. Velja katerikoli gost z rezervacije; datume vidite pri rezervaciji v nadzorni plošči. Če jih gost ne ve, naj na strani izbere pošiljanje kode na e-naslov, s katerim je rezerviral. Plačilo je izjema in je dosegljivo tudi brez odgovora.

Če odgovora ni tukaj, pišite nam prek strani Sporočila ali na podporo. Pri vprašanjih o denarju vedno navedite kodo rezervacije (IS-…), ker po njej najdemo vse.